Letterhead là gì? Kích thước in Letterhead chuẩn nhất là bao nhiêu? Tầm quan trọng của Letterhead đối với doanh nghiệp là gì? Những bí quyết nào để giúp thiết kế Letterhead chuẩn nhất? Tất cả những câu hỏi trên sẽ được Viacom giải đáp qua bài viết dưới đây.

Letterhead là gì?

Letterhead hay còn được biết đến với tên Tiếng Việt là giấy tiêu đề. Đây là loại giấy chứa thông tin cơ bản của một doanh nghiệp như logo, địa chỉ, số điện thoại, email… Thường được sử dụng để viết thư mời, làm đơn báo giá, giới thiệu sản phẩm.

Do đó, Letterhead thường rất được chú trọng về hình thức thiết kế, kích thước, màu sắc, nội dung…Với mục đích chính làm nổi bật thông tin trên giấy và tên của tổ chức, doanh nghiệp.

Nhìn chung, Letterhead là một loại giấy văn phòng phẩm được sử dụng để truyền tải thông tin nội bộ giữa các phòng ban; giữa các doanh nghiệp hay giữa doanh nghiệp và khách hàng.

Một mẫu Letterhead đẹp sẽ là một điểm cộng lớn cho doanh nghiệp trong việc gây ấn tượng tốt với khách hàng qua thái độ chuyên nghiệp của mình.

Kích thước Letterhead thông dụng là bao nhiêu?

Giấy tiêu đề thường được in số lượng lớn nên kỹ thuật in chính thường sử dụng là công nghệ in offset.

Khổ giấy sử dụng nhiều nhất là khổ A4 có kích thước 21 x 29,7cm. Nếu bạn muốn giấy tiêu đề lớn hơn để có thể chứa nhiều nội dung hơn. Doanh nghiệp, cá nhân có thể chọn khổ A3 hoặc A2. Còn nếu muốn nhỏ hơn thì hãy chọn khổ A5.

Ngoài ra, tại Bắc Mỹ, giấy tiêu đề thường được làm với kích thước 21,5 x 28 cm.

Chất liệu phổ biến dùng để in Letterhead là gì?

Chất liệu phổ biến dùng để in giấy tiêu đề là giấy Ford. Giấy Ford có đặc tính trắng, nhám 2 mặt, có mùi thơm, độ mềm, và các đường vân đặc biệt trên mặt giấy.

Giấy Ford có thể dễ dàng in nội dung từ máy in laser; hoặc máy in phun màu được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp, cửa hàng.

Ngoài ra, còn có thể in giấy tiêu đề bằng các loại giấy như: giấy f120, f100, giấy st c001; giấy couche, giấy couche c300.

Vai trò của Letterhead trong doanh nghiệp

• Giới thiệu cơ bản

Letterhead là một trong những tài sản in ấn quan trọng nhất của một tổ chức, doanh nghiệp. Vì trên đó thể hiện logo, thông tin liên lạc và các nội dung chi tiết khác của công ty. Mỗi công ty đều có Letterhead riêng của mình.

Letterhead có tác dụng giúp doanh nghiệp truyền bá hình ảnh và giúp phân biệt doanh nghiệp này và doanh nghiệp khác.

Ngoài ra, nó cũng là yếu tố để giúp khách hàng tiềm năng nhận ra thương hiệu của doanh nghiệp. Đối với một doanh nghiệp, Letterhead góp phần bổ sung tích cực cho hình ảnh thương hiệu.

• Văn bản pháp lý

Letterhead thường được sử dụng trong tất cả những văn thư vì nó được xem như là một tài liệu pháp lý của doanh nghiệp.

Nói chính xác hơn, Letterhead được xem như đại diện cho toàn bộ doanh nghiệp do ý nghĩa và mức độ ưu tiên sử dụng của nó.

• Thể hiện tính chuyên nghiệp

Letterhead còn góp phần giúp các doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp của mình. Theo quan điểm của khách hàng, Letterhead là thước đo quyết định năng lực của công ty.

Đó là lý do tại sao các doanh nghiệp lớn và nhỏ luôn đầu tư, cá nhân hóa tính chuyên nghiệp với các khách hàng tiềm năng thông qua việc sử dụng Letterhead.

• Được xem như một Saleperson.

Ngoài việc đại diện cho doanh nghiệp, Letterhead cũng giúp thúc đẩy công ty. Đó là điều dễ hiểu bởi khách hàng phải được gây ấn tượng bởi một tiêu đề bắt mắt trước khi họ có thể quyết định tiếp tục đọc hay không.

Đây là một lý do khác tại sao Letterhead được coi là một yếu tố quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào.

Một Letterhead, nếu được kết hợp một cách khôn ngoan với thiết kế, màu sắc, mẫu mã… Nó có thể tạo ấn tượng tốt về tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp với khách hàng.

Nếu như một Letterhead có thể làm hài lòng khách hàng tiềm năng của bạn, nó đã quảng cáo thành công thương hiệu.

• Thuyết phục khách hàng

Ấn tượng đầu tiên là rất quan trọng. Vì nó sẽ quyết định hành động tiếp theo của khách hàng. Khách hàng thường có xu hướng cảm thấy an toàn khi đọc một Letterhead có nội dung, trình bày rõ ràng, chuyên nghiệp.

Ngoài ra, nhờ vào Letterhead, các doanh nghiệp có thể cho khách hàng thấy được rằng thư của họ được gửi chính thức từ một công ty đang hoạt động, không phải gian lận hay lừa gạt.

• Công cụ Marketing

Letterhead cung cấp cho độc giả (có thể là khách hàng trong tương lai) thông tin liên hệ chính xác, rõ ràng. Điều này sẽ giúp khách hàng có thể liên lạc với công ty một cách dễ dàng.

Nói cách khác, tùy thuộc vào thiết kế tiêu đề, mẫu và độ phân giải. Letterhead có thể trở thành một công cụ hữu ích để thu hút khách hàng tiềm năng; và tăng doanh số cho công ty.

Bí quyết thiết kế Letterhead hiệu quả

Letterhead là cầu nối trao đổi thông tin giữa doanh nghiệp và khách hàng. Do đó, các doanh nghiệp thường rất đầu tư, chú trọng, nhất là phần hình thức và màu sắc của Letterhead.

Để thiết kế một Letterhead chuẩn theo nhận diện thương hiệu đã khó. Nhưng làm sao để vừa nâng cao khả năng nhận diện, vừa làm nổi bật thông tin cần thiết với khách hàng mới là việc khó.

Viacom xin bật mí những BÍ QUYẾT THIẾT KẾ Letterhead vừa đẹp vừa hiệu quả sau:

• Tìm hiểu về bố cục của Letterhead

Letterhead cần có sự nổi bật và khác biệt. Tuy nhiên, không nên sử dụng các hình khối, màu sắc lòe loẹt để khiến nó nổi bật. Cái “thu hút” ở đây chính là sự thu hút với khách hàng. Từ lúc mở phong bì ra cho tới lúc đọc nội dung.

Thông thường, các doanh nghiệp lớn thường có xu hướng sử dụng những Letterhead được thiết kế từ hình khối, hoặc đơn giản hơn nữa thì chỉ sử dụng đường viền kẻ bao quanh.

Tuy nhiên, nếu bạn thiết kế phần viền quá bắt mắt. Khách hàng sẽ không thể chú ý tới phần nội dung. Và điều tồi tệ nhất sẽ xảy ra khi công ty không thể đạt được mục đích truyền tải thông tin tới khách hàng.

Ngoài ra, bố cục của Letterhead còn cần phụ thuộc rất nhiều vào ngành nghề mà doanh nghiệp đang kinh doanh.

Nếu công ty đang kinh doanh ở ngành luật hay giáo dục, Letterhead của họ buộc phải đơn giản và tinh tế. Không nên sử dụng những bố cục thiết kế mang tính phá cách, sáng tạo quá nhiều.

• Chọn màu sắc cho Letterhead

Trong thiết kế, việc chọn màu sắc thường không đơn giản. Đặc biệt khi thiết kế cùng Letterhead thì càng khó hơn.

Màu sắc của Letterhead phải tuân theo 2 quy chuẩn là có những gam màu chính giống thương hiệu và tất cả các màu sắc bao quanh và làm nổi bật được phần trắng để ghi nội dung.

Ngoài ra, thiết kế Letterhead cần tránh sử dụng quá nhiều màu sắc để không làm khách hàng phân tâm. Đồng thời làm giảm đi màu sắc của thương hiệu.

• Làm nổi bật thương hiệu

Yếu tố mà doanh nghiệp ưu tiên hàng đầu trong thiết kế Letterhead là làm nổi bật thương hiệu của mình. Môt Letterhead cần có Watermark để đánh dấu.

Logo và tên thương hiệu thường được để ở phần đầu hoặc cuối bên phải của khổ giấy. Thì Watermark thường được gắn mờ ngay chính giữa.

Cách gắn Watermark mờ ở giữa giấy sẽ khiến cho thương hiệu của bạn nổi bật hơn bao giờ hết. Khách hàng cũng sẽ nhớ đến bạn nhiều hơn khi đã đọc xong thông tin ghi trên giấy.

• Chọn Font chữ cố định và phù hợp

Những phần thiết kế trên Letterhead thường rất nhỏ và hơi khó nhìn. Vậy nên các Font chữ được sử dụng trong Letterhead thường là những font rõ ràng, mạch lạc, không uốn éo hoa văn, nét thanh nét đậm.

Thông thường, nhiều doanh nghiệp sẽ chọn các Font chữ cơ bản như Roboto, Helvetica hay một vài Font chữ có chân khác.

• Sáng tạo và khác biệt

Các doanh nghiệp lớn thường có xu hướng sử dụng những mẫu Letterhead đơn giản và tinh tế.

Tuy nhiên, hiện nay Letterhead đang được thiết kế theo một xu hướng mới mang tính độc đáo hơn. Đặc biệt là các ngành như công nghệ thông tin và thời trang.

Màu sắc và bố cục phá cách cũng thể hiện được mong muốn đổi mới, hướng tới tương lai của các Start-up. Tuy nhiên, sự sáng tạo phá cách này thường không phù hợp với các công ty trong ngành Luật pháp, Tài chính, Giáo dục.

• Tìm hiểu kích thước và in Letterhead

Letterhead thông thường được in trên giấy A4 kích thước 210 x 297mm. Tuy nhiên, đây là kích thước tại hầu hết các nước Châu Á. Còn tại Châu Âu, kích thước A4 là 215.9 x 297.4 mm.

Do vậy, việc nắm bắt thông tin khách hàng để tùy chỉnh kích thước Letterhead sẽ giúp tăng thêm phần chuyên nghiệp và hiệu quả.

Cuối cùng là vấn đề in ấn Letterhead. Phần lớn máy in văn phòng không thể không thể in được những màu đa sắc và rực rỡ. Đặc biệt là các màu có tính neon, ombre…

Để giải quyết vấn đề này có hai cách. Một là ra ngoài và đặt in với số lượng cực lớn. Hai là doanh nghiệp có thể thiết kế ra một bản Letterhead chỉ với màu đơn sắc và những mảng màu nhỏ.

Một số mẫu thiết kế Letterhead đẹp và sáng tạo

Lời kết

Trên đây là giải nghĩa của Viacom cho câu hỏi Letterhead là gì ? Hy vọng những thông tin trên có thể giúp cho bạn có nhiều thiết kế Letterhead hay ấn phẩm khác đẹp và chuyên nghiệp trong tương lai. Nếu bạn thấy bài viết có ích đừng quên giúp mình chia sẻ với những người khác nhé.

Liên hệ